Terug naar Blog

Tijdens de coronapandemie ontdekten miljoenen werknemers Microsoft Teams als videovergadertool. Sindsdien is Teams niet meer weg te denken uit de werkplek. Maar de meeste bedrijven benutten slechts een klein deel van wat Teams te bieden heeft. In dit artikel laten we u zien wat Teams allemaal kan — en waarom het voor uw MKB-bedrijf veel meer is dan een alternatief voor Zoom.

Teams als communicatiecentrum

De basis van Teams is communicatie, en daarin gaat het verder dan videovergaderen. Teams biedt een volledig geïntegreerd communicatieplatform met:

Chat en direct messaging

Teams vervangt e-mail voor veel interne communicatie. Met directe chats tussen collega's kunt u snel vragen stellen en antwoorden krijgen zonder de formaliteit en vertraging van e-mail. U kunt bestanden direct meesturen, code-snippets delen en emoji's en reacties gebruiken. Groepschats zijn ideaal voor kleine teams die snel willen communiceren.

Kanalen voor gestructureerde samenwerking

Teams-kanalen zijn de kern van samenwerking rondom een project of afdeling. Een kanaal heeft zijn eigen chatgeschiedenis, bestandsopslag en tabbladen voor apps. Zo heeft u bijvoorbeeld een kanaal "Marketing" met alle communicatie, bestanden en tools van de marketingafdeling op één plek. Kanalen kunnen privé zijn (alleen voor uitgenodigde leden) of openbaar voor iedereen in uw organisatie.

Bestandssamenwerking in real-time

Teams is diep geïntegreerd met SharePoint en OneDrive. Elk team heeft automatisch een SharePoint-site als bestandsopslag. U kunt Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden rechtstreeks in Teams openen en bewerken — meerdere collega's tegelijkertijd. Geen versieverlies meer, geen bestanden die heen en weer worden gemaild.

De bestandsgeschiedenis wordt automatisch bijgehouden, zodat u altijd terug kunt naar een eerdere versie. En omdat alles in de cloud staat, heeft iedereen altijd toegang tot de laatste versie — of ze nu op kantoor zitten of thuis werken.

Teams Phone: uw telefooncentrale in de cloud

Een van de meest onderbenutte functies van Teams is Teams Phone (vroeger: Teams Calling). Met Teams Phone vervangt u uw traditionele telefooncentrale volledig door Teams. U kunt bellen en gebeld worden via uw bestaande vaste telefoonnummer, direct vanuit de Teams-app op uw laptop, tablet of smartphone.

Dit biedt enorme voordelen voor MKB-bedrijven:

  • Geen aparte telefooncentrale meer nodig — kostenbesparing op hardware en onderhoud.
  • Medewerkers zijn bereikbaar op hun vaste nummer, waar ze ook werken.
  • Doorverbinden, wachtrijen en voicemail zijn gewoon beschikbaar in de Teams-interface.
  • Eén factuur voor zowel Microsoft 365 als telefonie.

Trust-IT implementeert Teams Phone inclusief de koppeling met uw huidige telefoonnummers. Bekijk onze telefonie-diensten voor meer informatie.

Integraties met honderden apps

Teams heeft een uitgebreide app-store met honderden integraties. Zo kunt u uw CRM-systeem koppelen aan Teams, zodat u klantinformatie direct ziet wanneer een klant belt. Of koppel uw projectmanagementsoftware zodat taken en deadlines zichtbaar zijn in Teams. Veelgebruikte integraties zijn Planner (taakbeheer), OneNote (notities), Forms (enquêtes) en talloze externe apps zoals Salesforce, Jira en Trello.

Externe samenwerking en klantcommunicatie

Teams maakt het eenvoudig om samen te werken met partijen buiten uw organisatie. U kunt externe personen uitnodigen als gast voor een Teams-omgeving, zodat ze toegang hebben tot specifieke kanalen en bestanden. Dit is ideaal voor samenwerking met accountants, leveranciers of externe consultants.

Voor vergaderingen met klanten of partners is Teams nog eenvoudiger: u stuurt een vergaderlink en de ander kan deelnemen via de browser, zonder iets te installeren of een account aan te maken.

Haal meer uit uw Microsoft 365-investering

Trust-IT helpt u om Teams optimaal in te richten voor uw organisatie — inclusief kanaalstructuur, telefonie en trainingen voor uw medewerkers. Bekijk onze Microsoft 365-diensten of neem contact op.

Meer over Microsoft 365

Teams op mobiel

De Teams-app op iOS en Android is volledig functioneel. Uw medewerkers kunnen chatten, vergaderen, bestanden bekijken en bewerken en bellen — allemaal vanaf hun smartphone. Gecombineerd met Teams Phone betekent dit dat uw medewerkers altijd bereikbaar zijn op hun zakelijke nummer, ook als ze onderweg zijn.

Wilt u weten hoe u Teams optimaal kunt inzetten voor uw bedrijf? Neem contact op met de specialisten van Trust-IT voor een vrijblijvende demo en advies op maat.

Veelgestelde vragen over Microsoft Teams

Kan ik mijn vaste telefoonnummer gebruiken via Microsoft Teams?

Ja, met Microsoft Teams Phone kunt u bellen en gebeld worden via uw bestaande vaste telefoonnummer. U heeft geen aparte telefooncentrale meer nodig. Trust-IT implementeert Teams Phone inclusief nummerportabiliteit, zodat uw huidige nummers behouden blijven.

Hoe verschilt een Teams-kanaal van een Teams-chat?

Een Teams-chat is bedoeld voor directe berichten tussen individuen of kleine groepen, vergelijkbaar met WhatsApp. Een Teams-kanaal is een gestructureerde ruimte binnen een team, bedoeld voor samenwerking rondom een project of afdeling, met gedeelde bestanden, berichten en apps.

Kan ik externe personen uitnodigen voor een Teams-vergadering?

Ja, u kunt iedereen uitnodigen voor een Teams-vergadering, ook als die persoon geen Microsoft-account heeft. Externe deelnemers kunnen deelnemen via hun browser zonder iets te installeren. U kunt ook gasten toevoegen aan een Teams-omgeving voor langdurige samenwerking met externe partijen.